A könyvelőirodák működését ma már nem kizárólag a szakmai feladatok mennyisége határozza meg, hanem az is, hogyan kapcsolódnak össze a rendszerek és folyamatok a háttérben.

NAV-adatok külön felületen, számlázó rendszerek külön platformon, banki kivonatok importja más csatornán, riportok Excelben, dokumentumok e-mailben. Ezek önmagukban működnek, de együtt sokszor töredezett folyamatot alkotnak.

Ez több manuális egyeztetést, ismétlődő adatfeldolgozást és csúcsidőszaki torlódást eredményez.

Az ERP ökoszisztéma célja az, hogy ezeket a pontokat összekapcsolja működési logika mentén.

1.Mit jelent az IMA ERP ökoszisztéma a gyakorlatban?

Az ERP ökoszisztéma egy integrált működési környezet, ahol:

• a NAV-adatszolgáltatás
• a számlázó rendszerek
• a banki tranzakciók (PSD2 kapcsolat)
• a könyvelési modul
• a dokumentumtár
• a controlling és riporting
• a jogosultsági rendszer

közös adatbázisra és egységes működési logikára épülnek.

Az adat egy ponton keletkezik, és minden kapcsolódó folyamat ugyanarra az információra támaszkodik. Ez jelentősen csökkenti az adatmozgatást, az újrarögzítést és az egyeztetési köröket.

Az IMA ERP ökoszisztémája olyan integrált környezet, ahol a könyvelőiroda teljes folyamata egy közös adatbázisra épül.

Az IMA ERP-ben működő legnépszerűbb integrációk:

1.1.NAV számlaletöltés és okos kontír

A NAV-ból érkező számlák először egy „előszobába” érkeznek, ahol ellenőrizhetők, majd szabályalapú kontírozással automatikusan kontírozhatóak.

Az okos kontír funkció lehetővé teszi, hogy:

• partnerfüggő vagy partnerfüggetlen szabályokat hozzunk létre,
• a rendszer megtanulja, mely főkönyvre, áfakódra, költséghelyre, munkaszámra könyveljen,
• az ismétlődő számlák automatikusan feldolgozódjanak.

Ez jelentősen csökkenti a manuális kontírozási időt és egységesíti a könyvelési logikát.

1.2.Számlázó rendszerek integrációja

Az IMA ERP közvetlen kapcsolatban áll több számlázó / számlafeldolgozó rendszerrel, többek között:

• Számlázz.hu
• Billingo
• BillCity
• Cadren
• Quick
• V-Edith

Az integráció nemcsak az adatokat, hanem a számlaképeket is automatikusan átemeli.

A számlaadatok valós időben érkeznek a rendszerbe, így nincs szükség manuális rögzítésre vagy külön importálásra.

1.3.PSD2 alapú banki adatkapcsolat

A bankszámlakivonat.hu szolgáltatással együttműködésben működő PSD2 kapcsolat lehetővé teszi, hogy:

• a bankszámla forgalom automatikusan frissüljön (4 óránként),
• a tranzakciók közvetlenül bekerüljenek a rendszerbe,
• az összevezetés közlemény, bankszámlaszám vagy jogcím alapján történjen.

A rendszer felismeri:

• részfizetéseket,
• túlfizetéseket,
• ismétlődő tételeket (pl. bérek, NAV befizetések).

Ez a banki feldolgozást akár napokról órákra csökkentheti.

1.4.WebOffice és felhőalapú működés

A WebOffice böngészőből elérhető felület, ahol:

• partnerek,
• számlák,
• kiegyenlítések,
• dokumentumok

valós időben hozzáférhetők.

1.5.Riporting és controlling integráció

A vezetők egyre gyakrabban várnak ma már azonnali információt:

• előzetes ÁFA-kimutatást,
• aktuális pénzügyi státuszt,
• lejárt vevői listát,
• költséghely-alapú elemzést.

Amennyiben ezek előállítása manuális adatösszesítéssel történik, az időigényes és nehezen skálázható.

Az IMA ERP egyik erőssége a controlling modul.

A rendszer:

• előzetes ÁFA kimutatást készít,
• számlaanalitikát generál,
• főkönyvi kartont biztosít,
• Power BI integrációval vizuális riportokra ad lehetőséget,
• Excel exporttal támogatja a további elemzést.

Egy integrált rendszerben a könyvelési adat azonnal elemzési adattá válik. Ez gyorsabb döntéstámogatást és nagyobb átláthatóságot biztosít.

2.Mi történik, ha ezek nincsenek összekapcsolva?

Ha a NAV, a bank, a számlázás és a könyvelés külön rendszerekben működnek:

• az adatot többször kell kezelni,
• a hibalehetőség nő,
• a státuszok fejben vagy Excelben követhetők,
• a csúcsidőszak torlódást okoz.

Az ökoszisztéma megközelítés lényege, hogy az automatizmusok egymásra épülnek:

NAV → kontírozás → banki összevezetés → főkönyv → riport

Egy adatforrás, egységes működés.

3. Milyen hatása van ez egy könyvelőiroda működésére?

• Kevesebb manuális egyeztetés
• Gyorsabb bankfeldolgozás
• Egységes könyvelési logika
• Valós idejű pénzügyi kép
• Stabilabb zárási folyamat

A rendszer így nemcsak támogatja a könyvelést, hanem strukturálja is a működést.

4.Összegzés

Az IMA ERP ökoszisztéma:

• összekapcsolja a NAV-ot, számlázó rendszereket, bankot és könyvelést,
• külső rendszerek integrációjával különböző automatizált könyvelési útvonalakat nyújt
• automatizált, egymásra épülő folyamatokat biztosít,
• valós idejű adatáramlást teremt,
• és controlling szemléletet ad a könyvelőirodai működéshez.

Ez a megközelítés hosszú távon kiszámíthatóbb, átláthatóbb és skálázhatóbb működést eredményez.

5.Szeretnéd megnézni, hogyan működhetne az integráció a könyvelőirodádban is?

Jelentkezz egy rövid, díjmentes konzultációra, ahol:

• feltérképezzük a jelenlegi rendszerstruktúrát,
• azonosítjuk az egyeztetési és időveszteségi pontokat,
• és bemutatjuk, hogyan tudná az IMA ERP ökoszisztéma támogatni a stabilabb, hatékonyabb működést.

 A díjmentes konzultációhoz hívd a +36 70 620 5434-es telefonszámot, vagy írj a sales@imaerp.hu e-mailcímre.

A konzultáció kötetlen, célja, hogy tisztán lásd, hol érdemes fejleszteni a működéseteken.