A május végi időszak a legtöbb könyvelőirodában nem a nyugalomról híres. Határidők tornyosulnak, beszámolók, TAO- és HIPA-bevallások várnak beadásra, és az ügyfelek is ilyenkor kezdenek kapkodni. Ez az időszak nemcsak szakmailag, hanem emberileg is próbára teszi a csapatot.

Vezetőként nemcsak az a feladatod, hogy minden határidőt betartsatok, hanem az is, hogy a kollégáid ne égjenek ki útközben. Az alábbi tippek segítenek abban, hogyan vezess támogatón ebben az intenzív időszakban – és hogyan hozzátok ki belőle a legtöbbet, emberileg is.

1. Tudatos tervezés és munkamegosztás

Már a zárási időszak elején készítsetek egy részletes ütemtervet. Tisztázzátok, ki melyik ügyfélért vagy feladattípusért felel: például legyen külön felelős a TAO-bevallásokra, a HIPA-kra, a beszámolók OBR-feltöltésére, az ügyfélkommunikációra és a Cégkapus beküldések figyelésére.

Gyakorlati tipp:
– Használjatok megosztott Google Táblázatot vagy Trello-t, amiben mindenki látja az aktuális státuszt.
– Érdemes heti rövid státuszmegbeszélést tartani – akár 15 perc is elég –, ahol mindenki elmondja, hol tart.

 2. Rövid távú célok és apró elismerések

A végső határidő helyett dolgozzatok kisebb mérföldkövekben. Ha mindenki csak azt látja, hogy május 31-ig „mindent” meg kell csinálni, könnyen túlterheltté válik. Kisebb célok viszont gyors sikerélményt adnak.

Példák:
– „Minden beszámoló feltöltve május 25-ig? Akkor pénteken közös pizzázás!”
– „Ha a TAO-bevallások 30-ig mennek el, 31-én home office délután jár.”
– Készíthetsz „évzárási túlélőcsomagot” is: benne egy kis koffein, stresszlabda, vicces idézet, csoki – jelképes, de értékelni fogják.

 3. Támogató légkör és nyitott kommunikáció

Ebben az időszakban különösen fontos a pszichológiai biztonság: tudják a kollégák, hogy kérdezhetnek, hibázhatnak, számíthatnak rád.

Konkrét javaslatok:
– Kezdjétek a napot egy 10 perces „check-in”-nel, ahol mindenki elmondhatja, min dolgozik, és ha elakadt, kérhet segítséget.
– Ha valaki le van maradva vagy túl sok van rajta, szervezzétek át a feladatokat – az átcsoportosítás nem a gyengeség jele, hanem a csapat erejéé.

 4. Rugalmasság, szünetek és figyelem az egyéni igényekre

Sok könyvelő hajlamos túlhajtani magát, főleg határidős időszakban. De a hatékonyság nem arányos az óraszámmal. Egy kiégett kolléga lassabban és pontatlanabbul dolgozik.

Tedd lehetővé, hogy...
– legyenek mikroszünetek (óra/óra és félóránként 3-5 perc séta, nyújtózás, egy tea),
– aki koránkelő, jöhessen be hamarabb és mehessen el korábban,
– akinek otthon nyugalmasabb a környezet, home office-ból dolgozhasson adott napokon, ha a rendszeretek ezt lehetővé teszi.

Extra ötlet: vezessetek be egy „figyelmeztető szót”, amit bárki kimondhat, ha túl feszített a tempó – ez lehet akár egy humoros kód is, amit jelez, hogy szünetre vagy átszervezésre van szükség.

 5. Zárás utáni közös lezárás és elismerés

Ne engedd, hogy csak úgy „átcsússzatok” május 31-én a következő hétre. Egy ilyen időszak után fontos, hogy megálljatok és megünnepeljétek a közösen elvégzett munkát.

Tervezz előre:
– közös ebéd június első hetében,
– péntek délutáni „csapatünnep” – lehet akár csak egy közös kávé vagy fagylalt a parkban,
– adj pihenőidőt annak, aki a legtöbbet lehúzott (akár egy fél nap ajándék szabadnap formájában).

Ne feledd: a legnagyobb motivációs eszköz a valódi, emberi elismerés. Mondd ki, mennyire büszke vagy a csapatodra – és tedd ezt nem csak a végén, hanem útközben is.

Összegzés: emberekkel dolgozol – emberséggel vezess

A május végi hajrá nemcsak beszámolókról és nyomtatványokról szól, hanem emberekről, akik minden nap energiát tesznek a közös sikerbe. Ha vezetőként figyelsz rájuk, az nemcsak a zárási időszakot teszi gördülékenyebbé, hanem hosszú távon is lojálisabb, összetartóbb csapatod lesz.