július 1-től jelentős változás lép életbe a magyarországi vállalkozások és könyvelőirodák életében: a villamosenergia- és földgázszolgáltatóktól érkező számlákat minden érintett vállalkozásnak kizárólag elektronikus formában kell befogadnia és digitálisan archiválnia. Ez a szabályozás minden nem lakossági ügyfélre vonatkozik, így a cégeknek és egyéni vállalkozóknak is alkalmazkodniuk kell az új elvárásokhoz. A lakossági ügyfelek esetében továbbra is szükséges a vevő hozzájárulása az e-számlához.

Miért fontos az átállás?

Az elektronikus számlázás nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem számos előnnyel is jár: gyorsabb ügyintézést, átláthatóbb adminisztrációt és biztonságosabb adatkezelést tesz lehetővé. Ugyanakkor az átállás kihívást jelenthet, főleg azoknak, akik eddig papíralapú számlákat használtak. Ezért kulcsfontosságú, hogy minden vállalkozás és könyvelőiroda időben felkészüljön, és tisztában legyen a legfontosabb szabályokkal.

Az elektronikus számlák befogadásának szabályai

Az új előírás szerint az e-számlákat digitálisan kell fogadni és tárolni. Három alapelvnek kell megfelelni:

• Olvashatóság: A számlának a teljes megőrzési idő alatt könnyen értelmezhetőnek kell maradnia.
• Eredet hitelessége: Biztosítani kell, hogy a számla valóban a kibocsátótól származik.
• Tartalom sértetlensége: A számla adatai nem módosulhatnak a megőrzés során.

Ezeket a feltételeket nemcsak a kiállításkor, hanem a teljes archiválási időszak alatt garantálni kell.

Mire figyeljünk az archiválásnál?

A számlák digitális megőrzése minden vállalkozás számára kötelező, függetlenül attól, hogy áfás vagy áfamentes tevékenységet végez. A számlák feldolgozásához ki lehet nyomtatni őket, de a hivatalos megőrzés csak elektronikus formában történhet. Fontos, hogy a dokumentum hosszú távon is olvasható, értelmezhető és hozzáférhető maradjon, valamint védett legyen a törléstől vagy sérüléstől. Erre többféle technikai megoldás létezik, például elektronikus aláírás, hash kód, vagy megbízható archiválási szolgáltatók igénybevétele.

Milyen archiválási megoldást válasszunk?

Nincs mindenki számára egyformán ideális megoldás. Egy kisebb vállalkozásnak, amely kevés számlát kezel, elegendő lehet egy egyszerűbb rendszer, míg egy nagyobb cégnek komplexebb, automatizált archiválásra lehet szüksége. Külső archiválási szolgáltató, saját szerver vagy felhőalapú megoldás egyaránt szóba jöhet – a lényeg, hogy a választott módszer megfeleljen a jogszabályi előírásoknak és a vállalkozás igényeinek.

Kerülendő megoldások

Nem ajánlott hosszú távon e-mail fiókban vagy egyszerűen a számítógépen tárolni a számlákat, mert ezek nem nyújtanak megfelelő biztonságot. A Google Drive vagy OneDrive önmagában szintén nem garantálja a törlés elleni védelmet. A felelősség végső soron mindig a vállalkozást terheli, ezért célszerű alaposan átnézni az archiválási szolgáltatóval kötött szerződést is.

Az IMA ERP rendszer előnyei

Az IMA ERP rendszerével a számlák archiválása egyszerű és biztonságos: minden beérkező és kiállított számla automatikusan, a hatályos jogszabályoknak megfelelően kerül tárolásra. Ha olyan bejövő számlád érkezik, amelyet nem közvetlenül az IMA ERP-n keresztül állítottak ki, csupán annyi a dolgod, hogy feltöltöd a számlaképet a rendszerbe. Így az archiválás és a jogszabályi megfelelés garantált, és vállalkozásod felkészülten várhatja az új szabályozást.

Összefoglalás

július 1-től az elektronikus számlázás és archiválás minden vállalkozás számára kötelező lesz az energiaszolgáltatói számlák esetében. Érdemes időben felkészülni, a megfelelő digitális megoldást kiválasztani, és a folyamatokat átgondolni. Az IMA ERP rendszer használatával egyszerűen, biztonságosan és jogszabályoknak megfelelően kezelheted a számláidat, így nyugodtan nézhetsz szembe az új kihívásokkal.