A könyvelési folyamat egyik időigényes része sokszor már jóval a tényleges könyvelés előtt elkezdődik.

Megérkezett-e minden számla? Hol van a számlakép? Milyen költséghez kapcsolódik? Melyik főkönyvi számra kerüljön? Tartozik hozzá munkaszám vagy költséghely?

Ha ezeket az információkat több helyről kell összegyűjteni, majd újra rögzíteni a könyvelőprogramban, az rengeteg manuális munkát jelenthet.

Ebben segíthet a QUiCK és az IMA ERP integrációja: a QUiCK-ben összegyűjtött és előkészített számlaadatok közvetlenül továbbíthatók az IMA-ba, ahol folytatódhat a könyvelési folyamat.

Mi az a QUiCK?

A QUiCK egy digitális dokumentum- és számlafeldolgozó rendszer, amelynek egyik fő célja, hogy a könyveléshez szükséges anyagok rendezettebben jussanak el a könyvelőhöz.

A rendszer különböző forrásokból képes összegyűjteni a számlákat és dokumentumokat, például e-mailből, NAV-adatokból, számlázóprogramokból, feltöltött fájlokból vagy API-kapcsolaton keresztül. A QUiCK saját leírása szerint a dokumentumokat rendszerezi, kereshetővé teszi, valamint a könyvelési feldolgozást is elő tudja készíteni.

Ez könyvelőirodai szempontból azért érdekes, mert a folyamat nem feltétlenül egy rendezetlen dokumentumhalommal kezdődik.

A QUiCK-ben a számlához már kapcsolódhatnak olyan információk is, amelyek később a könyvelésnél használhatók, például:

• főkönyvi szám,
• ÁFA-besorolás,
• költség- vagy bevételtípus,
• munkaszám és költséghely,
• illetve különböző címkék és felosztások.

A QUiCK tehát egyfajta előkészítő rétegként tud működni az ügyféltől érkező dokumentumok és a könyvelőprogram között.

Mit jelent ez egy könyvelő számára?

Vegyünk egy egyszerű példát.

Egy vállalkozásnál rendszeresen érkezik ugyanattól a szolgáltatótól számla. A könyveléshez minden hónapban ugyanazokat vagy nagyon hasonló információkat kell hozzárendelni.

Hagyományos folyamatban a könyvelő megkapja a számlát, megkeresi a szükséges adatokat, majd a könyvelőprogramban elvégzi a megfelelő rögzítést és kontírozást.

A QUiCK használatával a számla már előkészítve érkezhet tovább. A rendszer képes visszatérő szállítói mintákat, kontírozási sablonokat, főkönyvi számokat és ÁFA-bontásokat kezelni, majd az előkészített adatokat API-n keresztül továbbadni a kapcsolódó könyvelőprogramnak.

Itt válik igazán fontossá az IMA ERP és a QUiCK közötti integráció.

Mit tud az IMA ERP–QUiCK kapcsolat?

Az IMA és a QUiCK API-kapcsolaton keresztül kommunikál egymással.

A kapcsolat beállítása után az IMA képes átvenni a QUiCK-ből érkező számlaadatokat és a hozzájuk tartozó információkat. A számlaképek szintén bekerülhetnek a folyamatba. Az IMA saját dokumentációja szerint a QUiCK-ből származó számlaadatok rendszeresen szinkronizálódnak, a számlaképek pedig összekapcsolhatók az IMA-ban létrehozott számlákkal.

A jelenlegi integráció ugyanakkor ennél mélyebb feldolgozást is lehetővé tesz.

Az IMA-ban külön kezelhető többek között:

ÁFA-hozzárendelés
A QUiCK-ből érkező ÁFA-adatok megfeleltethetők az IMA megfelelő ÁFA-kódjainak, külön a vevői és a szállítói folyamatban.

Költség- és bevételtípusok
A QUiCK-ben használt típusokhoz IMA-adatok rendelhetők, így az ismétlődő eseteknél kialakíthatók az alkalmazandó szabályok.

Munkaszám és költséghely
A felosztásokhoz munkaszám és költséghely is kapcsolható, ezek az adatok pedig továbbvihetők az IMA-ba.

Címkék
A QUiCK-címkékhez IMA-címkék rendelhetők, ami további lehetőséget ad a könyvelési adatok strukturálására.

Főkönyvi számok
Az integráció a főkönyvi megfeleltetéseket is képes kezelni. Bizonyos beállítások mellett az IMA számlatükre a QUiCK felé is szinkronizálható.

Eredeti számlatételek vagy QUiCK-felosztások?

Az integráció egyik fontos lehetősége, hogy a könyvelő eldöntheti, milyen logika alapján szeretné átvenni a számlát.

Az IMA többféle sorfeldolgozási módot biztosít.

1. Számlatételek alapján

Ebben az esetben az eredeti termék- és szolgáltatássorokból készül el az IMA-számla.

Ez akkor lehet megfelelő, ha a könyvelésben elsősorban a számla eredeti sorstruktúráját szeretnék megtartani.

2. QUiCK-felosztások alapján, kézi ellenőrzéssel

Itt már a QUiCK-ben elkészített felosztási sorok kerülnek át az IMA importlistájába.

A könyvelő átnézheti ezeket, majd az import előtt jóváhagyhatja az átvételt.

3. QUiCK-felosztások alapján, szigorú ellenőrzéssel

Ebben az esetben az IMA a beszúrás előtt további ellenőrzést végez.

Vizsgálható többek között:

• a felosztások megléte,
• a nettó, ÁFA- és bruttó összegek egyezése,
• a főkönyvi és ÁFA-megfeleltetés,
• valamint a szükséges munkaszámok és gyűjtők megléte.

Ha az ellenőrzés hibát talál, a számla nem kerül át automatikusan.

Ez azért fontos, mert az automatizálás mellett megmaradhat a szükséges kontroll is.

Mi történik a számlaképpel?

A könyvelésnél sokszor önmagában a számlaadat kevés: szükség van az eredeti dokumentumra is.

A QUiCK-ben rendelkezésre álló számlaképet az IMA háttérfolyamata le tudja tölteni és eltárolni, majd az importált számlához kapcsolhatja.

A számlaadat és a számlakép ugyanakkor külön folyamatban érkezhet. Előfordulhat tehát, hogy a számlaadat már látható az IMA-ban, miközben a számlakép feldolgozása még folyamatban van. A rendszer később ismét megpróbálhatja a kép letöltését és párosítását.

Így a könyvelőnek kevesebb alkalommal kell külön mappákban, e-mailekben vagy más felületeken megkeresnie a bizonylatot.

Miért lehet előnyös mindez egy könyvelőirodának?

A valódi előny elsősorban a folyamat egészében jelenik meg.

Ha az ügyféltől érkező dokumentum már strukturáltan, részben feldolgozva jut el a könyvelőprogramig, kevesebb ismétlődő adatbevitelre lehet szükség.

Egy jól beállított IMA–QUiCK folyamat segíthet abban, hogy:

• kevesebb legyen a manuális számlarögzítés;
• a számlakép és a hozzá tartozó adatok egy folyamatban maradjanak;
• a korábban kialakított hozzárendelési szabályok újra felhasználhatók legyenek;
• munkaszámok, költséghelyek és egyéb könyvelési információk is átkerüljenek;
• az import előtt ellenőrizhető legyen, hogy a szükséges adatok rendelkezésre állnak-e.

A QUiCK és az IMA közötti kapcsolat célja tehát nem egyszerűen az, hogy „átkerüljön egy számla egyik rendszerből a másikba”.

A lényeg az, hogy a számla a könyveléshez szükséges információkkal együtt, egy előkészítettebb állapotban érkezhessen meg az IMA-ba.

Hol marad meg a könyvelő kontrollja?

Az automatizálás mértéke beállítható.

A könyvelő dönthet úgy, hogy a QUiCK-ben elkészített felosztásokat minden esetben kézzel ellenőrzi, és csak ezután engedi az importot.

Szigorú ellenőrzési mód is választható, ahol az IMA több feltételt automatikusan megvizsgál az átvétel előtt.

A vevői számláknál bizonyos feltételek mellett automatizált átvétel is beállítható. A jelenlegi működés szerint a szállítói számlák importját továbbra is az importfelületről kell elindítani.

Így minden könyvelőiroda a saját folyamataihoz és kontrolligényéhez tudja igazítani az automatizálás szintjét.

Egy integráció akkor hasznos, ha a teljes folyamatot egyszerűsíti

Egy könyvelőirodában önmagában attól még nem lesz kevesebb adminisztráció, hogy több digitális rendszer áll rendelkezésre.

A valódi előny akkor jelenik meg, amikor ezek a rendszerek egymással is kommunikálnak.

A QUiCK az ügyféltől érkező dokumentumok összegyűjtésében és könyvelési előkészítésében tud szerepet vállalni. Az IMA ERP-ben pedig ezekből az adatokból folytatható a számlafeldolgozás és a könyvelési munka.

Így ugyanazt az adatot kevesebbszer kell kézzel kezelni, miközben a könyvelő továbbra is ellenőrizheti az eredményt.

Szeretnéd beállítani az IMA ERP előfizetésedhez  a QUiCK integrációt?

Nézd meg, milyen feltételekkel tudod igénybe venni a szolgáltatást: Számlaiktatás, pénzügyi ERP | QUiCK | Budapest

A beállításhoz töltsd le az IMA–QUiCK felhasználói útmutatót, és kövesd  lépésről lépésre a folyamatot.