A könyvelőiroda bevételének növelésére többféle lehetőség kínálkozik. Ebben a cikkben ezek közül három gyakori irányt vizsgálunk meg.

Mindegyik működhet, de eltérő hatással van az iroda kapacitására, jövedelmezőségére, ügyfélkapcsolataira és napi működésére. A megfelelő lehetőség kiválasztásakor ezért a várható többletbevétel mellett a szükséges időt, erőforrásokat és hosszabb távú következményeket is érdemes figyelembe venni.

1. Több ügyfél vállalása

Ha növelni szeretnéd a könyvelőirodád bevételét, kézenfekvő megoldásnak tűnhet , hogy új ügyfeleket kell szerezni. Minden új szerződés emeli a havi árbevételt, így első pillantásra egyértelműnek látszik a növekedés útja.

Az új ügyféllel együtt azonban újabb adminisztrációs teendők, bizonylatok, határidők, adatbekérések, egyeztetések és ellenőrzési feladatok is érkeznek.

Egy ügyfél tényleges értékét ezért nem kizárólag a havi könyvelési díj határozza meg. Számít az is, mennyi időt és figyelmet igényel a kiszolgálása.

A szerződéskötést követően gyakran olyan feladatok jelennek meg, amelyekkel az iroda előzetesen nem számolt:

• rendszertelenül érkeznek az ügyfélanyagok;
• több csatornán zajlik a kommunikáció;
• sok időt vesz igénybe a hiányzó adatok bekérése;
• gyakoriak az egyedi kérdések és egyeztetések;
• jelentős manuális előkészítés szükséges a könyveléshez;
• az ügyfél működése rendszeres ellenőrzést kíván.

Az árbevétel emelkedhet, miközben a működési költségek és a csapat terhelése hasonló ütemben nő. A tényleges jövedelmezőség így elmaradhat a várttól.

A kapacitás véges

Sok könyvelőirodában már a jelenlegi ügyfélállomány is teljesen leköti a munkatársakat. A bevallási időszakok, a késve érkező anyagok és az ügyfelek váratlan kérdései tovább nehezítik a munkaterhelés tervezését.

Az új ügyfelek számának növekedésével a könyvelőiroda vezetőjére is több feladat hárulhat. Gyakoribbá válhatnak az ellenőrzések és az egyeztetések, több időt igényelhet a munkatársak koordinálása, valamint az elakadások kezelése.

Kevesebb figyelem jut a folyamatok fejlesztésére és az iroda jövőjének megtervezésére. A bevételnövekedés így könnyen hosszabb munkanapokkal és állandó túlterheltséggel járhat.

Új ügyfél vállalása előtt érdemes megvizsgálni:

• mennyi szabad kapacitással rendelkezik jelenleg az iroda;
• mely időszakokban a legnagyobb a terhelés;
• mennyi időt igényel egy átlagos ügyfél kiszolgálása;
• mely feladatok kötik le a legtöbb munkaórát;
• milyen könnyen oszthatók el a feladatok a munkatársak között;
• milyen mértékben automatizáltak az ismétlődő folyamatok.

Ha az iroda már most is a kapacitása határán működik, a bevételnöveléshez érdemes más lehetőségeket is számításba venni.

2. A könyvelési díjak emelése

A második lehetséges irány a könyvelési díjak felülvizsgálata.

Az áremelés sok könyvelőirodában indokolt lépés lehet. Emelkednek a működési költségek, változik az ügyfelek által igényelt feladatok köre, és egyre több egyeztetés vagy szakmai segítség épül be a napi munkába.

Egy jól előkészített díjemelés javíthatja az iroda jövedelmezőségét. Abban is segíthet, hogy az árazás pontosabban tükrözze az elvégzett munka mennyiségét és értékét.

A döntés előtt fontos végiggondolni:

• Ismered az egyes ügyfelek kiszolgálásának tényleges költségét?
• Pontosan meghatározható, milyen feladatokat tartalmaz az alapdíj?
• Vannak rendszeres feladatok, amelyek jelenleg külön díjazás nélkül készülnek el?
• Érzékelik és értik az ügyfelek a könyvelőiroda által nyújtott értéket?
• Minden ügyfélnél azonos mértékű díjmódosítás indokolt?
• Hogyan kommunikálható érthetően a díjak változása?

Előfordulhat, hogy egyes ügyfeleknél a könyvelési díjat kell hozzáigazítani a tényleges munkaterheléshez. Más esetekben a jelenlegi alapdíjon felül végzett feladatok önálló szolgáltatásként is meghatározhatók.

A díjak rendezése rövid időn belül növelheti a bevételt. Hosszabb távon az árazás akkor válik stabilabbá, ha világos szolgáltatási tartalom és jól érzékelhető ügyfélérték kapcsolódik hozzá.

Milyen értéket ad át már most is a könyvelőirodád?

A könyvelőirodák ügyfelei gyakran olyan kérdéseket is feltesznek, amelyek túlmutatnak a szokásos könyvelési és bevallási feladatokon.

Például:

• Beleférhet most egy új beruházás?
• Miért nincs elegendő pénz a bankszámlán?
• Mely költségek emelkedtek meg jelentősen?
• Mennyire jövedelmező a vállalkozás működése?
• Mire számíthat a cég a következő hónapokban?
• Milyen pénzügyi hatása lehet egy tervezett döntésnek?

Az ilyen helyzetekben az ügyfél pénzügyi értelmezést és döntéstámogatást vár. A könyvelő a rendelkezésére álló adatok és szakmai tapasztalata alapján segít átlátni a helyzetet.

Sok irodában ez a támogatás már ma is jelen van az ügyfélkapcsolatokban. Gyakran alkalomszerűen, külön folyamat és önálló díjazás nélkül történik.

Ez arra utalhat, hogy a meglévő ügyfélkörben is van igény magasabb értékű pénzügyi támogatásra.

3. Magasabb értékű szolgáltatás kialakítása

A könyvelőiroda bevétele egy jól körülhatárolt, külön árazott tanácsadói szolgáltatással is növelhető.

Ez a szolgáltatás tartalmazhat például rendszeres pénzügyi áttekintést, vezetői riportokat, az adatok közös értelmezését vagy üzleti döntések pénzügyi előkészítését.

A pontos tartalmat az ügyfélkör igényeihez és az iroda kapacitásához szükséges igazítani. Más támogatásra lehet szüksége egy néhány fős szolgáltató vállalkozásnak, és másra egy gyorsan növekvő kereskedelmi cégnek.

Az induláshoz érdemes meghatározni:

• mely ügyfélkérdések térnek vissza rendszeresen;
• milyen információkra van szükség a válaszadáshoz;
• milyen gyakran történjen a pénzügyi áttekintés;
• mit tartalmazzon pontosan a szolgáltatás;
• mely ügyfeleknek ajánlható elsőként;
• hogyan történjen az árazás;
• mennyi előkészítési idő fér bele az iroda működésébe.

A szakmai tudás sok könyvelőirodában már rendelkezésre áll. A valódi kérdés az, hogyan alakítható ebből tervezhetően és rendszeresen nyújtható szolgáltatás.

A tanácsadói szolgáltatáshoz megfelelő adatháttér szükséges

A rendszeres pénzügyi döntéstámogatáshoz gyorsan elérhető, naprakész és átlátható adatokra van szükség.

Ha minden ügyfélkérdés előtt több programból, Excel-táblából és különböző dokumentumokból kell összegyűjteni az információkat, az előkészítés jelentős időt vehet igénybe. Több tanácsadási ügyfél esetén ez a munkamennyiség folyamatosan növekedhet.

Egy integrált könyvelési és pénzügyi rendszer összekapcsolhatja a szükséges adatokat, és támogathatja a rendszeres kimutatások elkészítését.

Az IMA ERP-ben a számlázási, banki, könyvelési és pénzügyi információk közös adatháttérre épülhetnek. Ez segítheti az adatok gyorsabb áttekintését, csökkentheti a manuális adatgyűjtést, és egyszerűbbé teheti az ügyfélmegbeszélések előkészítését.

Hogyan lehet az automatizációból bevétel?

Az automatizáció egyik legfontosabb előnye az időmegtakarítás. Üzleti szempontból az is lényeges, hogyan használja fel az iroda a felszabaduló kapacitást.

Ez az idő fordítható új ügyfelek kiszolgálására, a belső működés fejlesztésére vagy magasabb értékű szolgáltatások kialakítására.

A tanácsadói szolgáltatás elindítása kezdetben tervezést igényel. Meg kell határozni a folyamatot, a felelősségi köröket, a szolgáltatás tartalmát és az árazást. A jól kialakított adatháttér a későbbi működést teszi egyszerűbbé és kiszámíthatóbbá.

Melyik bevételnövelési irány illik a könyvelőirodádhoz?

Új ügyfelek vállalása akkor lehet megfelelő irány, ha az iroda rendelkezik elegendő kapacitással, és a folyamatok támogatják a bővülést.

A díjak felülvizsgálata akkor válhat szükségessé, ha a jelenlegi árazás már nem tükrözi a munkaterhelést, a költségeket vagy a szolgáltatás értékét.

Egy tanácsadói szolgáltatás olyan irodák számára jelenthet lehetőséget, amelyek ügyfelei már most is gyakran kérnek pénzügyi segítséget, és rendelkezésre áll az ehhez szükséges szakmai tudás.

A döntés előtt gondold végig:

• Mekkora szabad kapacitással rendelkezik az irodád?
• Mely ügyfelek kiszolgálása jövedelmező jelenleg?
• Mikor vizsgáltad felül utoljára a díjakat és a szolgáltatási kereteket?
• Milyen pénzügyi kérdésekkel keresnek meg rendszeresen az ügyfelek?
• Mennyire gyorsan érhetők el a válaszadáshoz szükséges adatok?
• Milyen könyvelőirodát szeretnél vezetni a következő években?

Díjmentes webinár könyvelőiroda-vezetőknek

A „Hogyan növeld könyvelőirodád bevételét anélkül, hogy extra adminisztrációs terhet vállalnál?” című díjmentes webináron részletesebben is megvizsgáljuk a könyvelőirodák előtt álló bevételnövelési lehetőségeket.

Szó lesz arról, milyen szerepet kaphat ebben a könyvelői tanácsadás, milyen feltételek szükségesek egy rendszeresen nyújtható szolgáltatáshoz, és hogyan támogathatja az ehhez szükséges adathátteret az IMA ERP integrált működése.

Időpont: 2026. október 1. 10:00
Helyszín: online
Részvétel: díjmentes, előzetes regisztrációhoz kötött

Regisztrálok a webinárra.