Egy könyvelőváltás önmagában is kényes folyamat. Még nagyobb a tét, ha közben azt is biztosítani szeretnéd, hogy a korábbi évek könyvelési adatai ne vesszenek el, és az új könyvelőd ugyanabban a rendszerben folytathassa a munkát.

Az IMA ERP-ben lehetőség van arra, hogy egy cég adatbázisa az egyik könyvelőtől egy másik könyvelőhöz kerüljön. Így a váltás után nem egy lezárt adatcsomagból kell dolgozni, hanem a korábbi könyvelési évek adatai is visszakereshetők maradnak a rendszerben.

Ez különösen akkor jelent nagy segítséget, amikor egy régebbi számlát, könyvelési tételt vagy több évvel korábbi gazdasági eseményt kell visszakeresni.

Hogyan történik a könyvelőváltás az IMA ERP-ben?

Az adatbázis áthelyezésének folyamata az IMA supportján keresztül indul.

Az igényt jelezheti maga a cég, illetve az érintett könyvelőiroda is. Ezt követően az IMA felveszi a kapcsolatot azzal a könyvelővel, akinél az adott cég adatbázisa jelenleg található.

A folyamatnak több fontos lépése van.

1. Az áthelyezési igény bejelentése

A cég vagy a könyvelőiroda jelzi az IMA supportnak, hogy az adott vállalkozás könyvelése a jövőben másik könyvelőhöz kerül.

A bejelentésben egyértelműen azonosítani kell az érintett céget, a jelenlegi könyvelőt és az új könyvelőt.

2. A jelenlegi könyvelő nyilatkozata

Az ügyfél megkeresi a jelenlegi könyvelőt, és nyilatkozatot kér tőle arról, hogy az adott céget elengedi-e.

Ez nem pusztán adminisztratív lépés. Lehetőséget ad arras, hogy a könyvelő és az ügyfele még az adatbázis áthelyezése előtt rendezzék az esetleges vitás kérdéseket.

Az áthelyezéshez a jelenlegi könyvelő nyilatkozata szükséges arról, hogy hozzájárul a cég elengedéséhez.

3. Az új könyvelő befogadó nyilatkozata

A cég közben megállapodik az új könyvelővel a további együttműködésről.

A szerződés tartalmát az IMA-nak egyáltalán nem szükséges megismernie. Arra viszont szükség van, hogy az új könyvelő igazolja: befogadja az adott céget, és átveszi annak könyvelését.

Ezzel egyértelművé válik, hogy az adatbázis honnan hová kerül, és ki folytatja a könyvelési munkát.

4. Az adatbázis áthelyezése

Ha a szükséges nyilatkozatok rendelkezésre állnak, az IMA az adott cég adatbázisát áthelyezi az egyik könyvelőtől a másikhoz.

Az áthelyezésnek egyszeri, cégenként fizetendő díja van. Az aktuális összeget az IMA mindenkori árlistájában, a cégáthelyezés és másolás szolgáltatásnál találod.

Miért előnyös az adatbázis áthelyezése?

A legfontosabb előny, hogy az új könyvelő nem kizárólag egy lezárt, átadott csomagot kap.

Az IMA ERP-ben az adatok több éven keresztül visszakereshetők. Az új könyvelő szükség esetén belenézhet a korábbi évek könyvelésébe, megvizsgálhat egy régebbi bizonylatot, vagy visszakereshet egy korábbi gazdasági eseményt.

A lezárt üzleti évek könyvelése így kereshető marad, vagy szükség szerint rendelkezésre áll egy könyvelői tranzakcióhoz is.

Ez azt jelenti, hogy egy később felmerülő kérdésnél nem kell régi fájlok, külön mentések vagy nehezen áttekinthető exportok között kutatni. A vállalkozás korábbi adatai ugyanabban a rendszerben maradhatnak elérhetők.

Mikor érdemes saját IMA ERP-adatbázisban gondolkodni?

A cégeknek arra is lehetőségük van, hogy az adataikat saját IMA ERP-rendszerükben kezeljék.

Ebben az esetben az adatbázis a cég saját rendszerében található, a vállalkozás pedig maga dönti el, hogy kit bíz meg a könyvelési feladatok ellátásával.

A cég választhat külső könyvelőt, akit beenged a saját rendszerébe, de megfelelő végzettségű szakember alkalmazásával akár házon belül is megszervezheti a könyvelést.

Ez nagyobb szabadságot adhat a vállalkozásnak:

• maga választhatja ki a könyvelőjét;
• könyvelőváltáskor az adatbázis a saját rendszerében maradhat;
• a pénzügyi és könyvelési területen dolgozó munkatársak közös munkakörnyezetben dolgozhatnak;
• a korábbi évek adatai folyamatosan elérhetők és visszakereshetők maradnak.

Mikor térülhet meg a saját rendszer?

Egy saját IMA ERP Vállaltirányítási licenc magasabb havi költséggel jár, ezért a döntés előtt érdemes megvizsgálni a vállalkozás jelenlegi helyzetét és várható fejlődését.

Fontos szempont lehet például:

• a havonta feldolgozott számlák és bizonylatok száma;
• a pénzügyi és könyvelési folyamatok összetettsége;
• a vállalkozás növekedési üteme;
• az, hogy hány munkatársnak kell hozzáférnie az adatokhoz;
• mennyire fontos a korábbi évek gyors visszakereshetősége;
• szükség van-e a pénzügyes és a könyvelő szorosabb, közös rendszerben végzett munkájára.

Egy nagyobb bizonylati volumenű vagy gyorsan fejlődő cégnél komoly előnyt jelenthet, ha a pénzügyes és a könyvelő ugyanabban a munkakörnyezetben dolgozik. Így kevesebb információ veszhet el az egyeztetések során, gyorsabban megtalálhatók a szükséges adatok, és a könyvelőváltás sem feltétlenül jelenti azt, hogy a vállalkozásnak új rendszert kell felépítenie.

Dolgozhat külső könyvelő a cég saját IMA-rendszerében?

Igen.

Attól, hogy egy vállalkozás saját IMA ERP-rendszert használ, még nem szükséges házon belüli könyvelési osztályt létrehoznia.

Számos IMA-felhasználó és a rendszert ismerő könyvelő vállal könyvelést olyan adatbázisban is, amely a megbízó cég saját rendszerében található. A vállalkozás így megtarthatja az adatai feletti nagyobb kontrollt, miközben továbbra is külső szakemberre bízhatja a könyvelést.

Könyvelőt váltanál? Ne csak az aktuális évet nézd!

Könyvelőváltáskor nemcsak az a kérdés, hogy ki készíti el a következő havi bevallást.

Legalább ilyen fontos, hogy:

• mi történik a korábbi évek adataival;
• ki és hogyan férhet hozzájuk;
• visszakereshetők maradnak-e;
• az új könyvelő milyen rendszerben tudja folytatni a munkát;
• a vállalkozás később mennyire könnyen válthat ismét szolgáltatót.

Az IMA ERP cégáthelyezési és másolási szolgáltatásával az adatbázis egyik könyvelőtől a másikhoz mozgatható, amennyiben a szükséges nyilatkozatok rendelkezésre állnak.

Így a könyvelőváltás nem feltétlenül jelenti azt, hogy a vállalkozásnak a korábbi éveket maga mögött hagyva, egy üres rendszerben kell újrakezdenie.

Hogyan indíthatod el az áthelyezést?

Az áthelyezési igényt az IMA supportján keresztül jelezheted.

A folyamat elindítása előtt érdemes előkészíteni:

• az érintett cég adatait;
• a jelenlegi könyvelő elérhetőségét;
• az új könyvelő adatait;
• a jelenlegi könyvelő elengedő nyilatkozatát;
• az új könyvelő befogadó nyilatkozatát.

Az aktuális áthelyezési díjat az IMA mindenkori árlistájában, a cégáthelyezés és másolás szolgáltatásnál találod.

Kapcsolatfelvétel az IMA supporttal:support@imaerp.hu

Letölthető dokumentuomok: https://www.imaerp.com/letoltheto-dokumentumok

Aktuális árlistahttps://www.imaerp.com/arak-konyveloi-rendszer

Vállaltirányítási rendszerre van szükségem!https://www.imaerp.com/vallalatiranyitas