Mit tud már most a mesterséges intelligencia a könyvelésben, miben segíthet a 2025-ös üzleti év zárásának előkészítésében, és hogyan érdemes elkezdeni a használatát a gyakorlatban?

Április közepe felé sok könyvelőirodában már egyértelműen az előző üzleti év zárásának feladatai kerülnek fókuszba. A naptári éves vállalkozásoknál a 2025-ös év lezárásához kapcsolódó kulcshatáridő május 31., ehhez igazodik többek között a társasági adó bevallása és megfizetése, illetve a beszámoló közzétételének gyakorlata is.

Ebben az időszakban a könyvelőirodákra egyszerre nehezedik rá a hiányzó dokumentumok bekérése, az egyeztetések lezárása, az ellenőrzések sűrűsödése, az ügyfélkommunikáció felgyorsítása és a hibák kockázatának csökkentése. Ilyenkor különösen felértékelődik minden olyan megoldás, ami időt szabadít fel, csökkenti az adminisztratív terhelést, és több kapacitást hagy a valódi szakmai döntésekre. Pont ezért lett ennyire aktuális téma a mesterséges intelligencia a könyvelésben.

A jó hír az, hogy az AI már most is képes kézzelfogható segítséget adni a könyvelőirodák napi működésében. A kevésbé jó hír az, hogy nem ott, ahol sokan elsőre várnák. Nem helyettesíti a könyvelőt, nem vállal felelősséget, és nem fogja önállóan hibátlanul lezárni az előző üzleti évet. Viszont nagyon hasznos lehet abban, hogy felgyorsítsa az előkészítő, ismétlődő, szöveges és rendszerező feladatokat. A CPA.com 2025-ös jelentése szerint a könyvelői piacon az AI egyik legfontosabb felhasználási területe ma a workflow-automatizálás: bankegyeztetések, tranzakciókódolás, havi zárás és riporting támogatása, emberi ellenőrzés mellett.

Miért pont most érdemes foglalkozni vele?

A zárási időszak nemcsak szakmai, hanem erőforrás-tervezési kérdés is. Ilyenkor nem elég pontosnak lenni, gyorsnak is kell maradni. A csapatok gyakran ugyanazokkal a visszatérő helyzetekkel találkoznak: késve beérkező dokumentumok, hiányos adatszolgáltatás, sokkörös egyeztetések, belső kontrollok, sürgető ügyfélkérdések. Ezek közül sok nem magas szintű szakmai probléma, mégis rengeteg időt visz el.

Akik nem használnak ehhez más, a könyvelőrendszerekre ráépülő szolgáltatást, azoknak az  AI ebben tud igazán jól segíteni, vagy kiegészíteni az adott szolgáltatást. Nem a végső szakmai döntést gyorsítja fel, hanem az odavezető utat rövidíti le. Képes első vázlatot írni egy ügyfélnek küldött levélhez, összefoglalni egy hosszabb anyagot, checklistát készíteni, megbeszélésjegyzetből feladatlistát alkotni, vagy egy riport első áttekintését támogatni. Az ICAEW útmutatói is azt hangsúlyozzák, hogy a generatív AI számos belső tevékenységben lehet hasznos a könyvelők számára, de a használatát világos kontrollokhoz, adatvédelmi szabályokhoz és emberi felülvizsgálathoz kell kötni.

Mit tud már most az AI egy könyvelőirodában?

A legfontosabb, hogy reálisan lássuk a szerepét. Az AI ma már jól használható minden olyan területen, ahol az információk rendszerezése, szöveges előkészítése vagy gyors áttekintése a cél.

Segíthet ügyféllevelek első változatának megírásában. Hasznos lehet hiányzó dokumentumok bekérésénél, határidő-emlékeztetőknél, egyszerűbb tájékoztatók megfogalmazásánál. Jól működik akkor is, ha egy hosszabb szakmai vagy jogszabályi anyagból gyors összefoglalót szeretnél készíteni magadnak vagy a kollégáidnak. Támogathatja a belső folyamatleírások, ellenőrzőlisták és onboarding anyagok elkészítését. Rendszerezheti a meeting-jegyzeteket, és készíthet belőlük akciólistát. Sőt, megfelelő körültekintéssel még riportok első értelmezési vázlatához is használható, ha világosan megmondod neki, hogy ne hozzon végleges szakmai következtetést, csak emelje ki a lehetséges eltéréseket és a megbeszélendő pontokat. Ezek az irányok jól illeszkednek a CPA.com által leírt gyakorlati trendekhez, ahol a cél nem az ember kiváltása, hanem a kapacitás felszabadítása a magasabb hozzáadott értékű munkára.

Miben segíthet konkrétan a 2025-ös év zárásának előkészítésében?

Március végén még van idő tudatosan rendbe tenni a zárási hajrá működését, de ez már nem a kísérletezés nélküli halogatás időszaka. Inkább annak az ideje, hogy megnézd, melyek azok a feladatok, amelyek a következő hetekben újra és újra visszajönnek, és amelyekből az AI le tud venni valamennyit a kollégák válláról.

Például az egyik leggyakoribb időrabló a hiányzó dokumentumokkal kapcsolatos ügyfélkommunikáció. Ha minden ügyfélnek újra nulláról írod meg, hogy mi hiányzik, miért fontos, és mire van szükség a lezáráshoz, az rengeteg apró megszakítást visz a munkanapba. Az AI itt percek helyett másodpercek alatt készíthet egy kulturált, professzionális első vázlatot.

Ugyanilyen hasznos lehet a belső zárási checklisták összeállításában. Sok iroda fejben vagy többféle, eltérő formátumú dokumentumban tartja a lezárási folyamat lépéseit. Az AI segíthet ezeket egységes, jól követhető listává formálni, amely a csapat egészének munkáját támogatja.

A vezetői munka szempontjából is adhat gyors segítséget. Ha egy megbeszélés után néhány perc alatt kapsz egy strukturált összefoglalót a fő döntésekről, a nyitott kérdésekről és a következő lépésekről, az rögtön javítja az átláthatóságot. És ugyanez igaz az ügyfélriportok első, semleges hangvételű összefoglalására is: az AI felhívhatja a figyelmet az eltérésekre, de a valódi értelmezés és döntés továbbra is a könyvelő feladata marad.

Mit ne várj tőle?

Ez a rész talán még fontosabb, mint az, hogy mire használható.

Az AI nem tévedhetetlen. Tud magabiztosan megfogalmazni olyan választ, amely első olvasásra hihetőnek tűnik, de szakmailag pontatlan vagy félrevezető. Nem érti automatikusan a magyar számviteli és adózási sajátosságok minden részletét. Nem lát bele teljes mélységben az ügyfél előzményeibe, szerződéseibe, belső működésébe vagy üzleti kontextusába. És nem vállal felelősséget.

Az ICAEW külön kiemeli, hogy a generatív AI használatánál számolni kell többek között a pontatlanság, az adatvédelmi kockázatok, az elfogultság, és a gyenge kontroll veszélyével. Emiatt a legbiztonságosabb modell továbbra is az, hogy az AI előkészít, az ember ellenőriz, jóváhagy és dönt.

Magyarul: ne vele hozz végleges szakmai döntést. Ne küldj ki ellenőrzés nélkül AI által írt ügyféllevelet. Ne másolj be bizalmas adatot kontrollálatlan környezetbe. És ne attól várd a megoldást, hogy “okos”, hanem attól, hogy gyors és jól instruálható.

Mit tudsz már most is elkezdeni?

Sok könyvelőiroda azért nem vág bele, mert túl nagy projektnek látja az AI használatát. Pedig nem kell rögtön rendszerszintű átalakításban gondolkodni. A legjobb első lépés általában az, ha kiválasztasz két-három olyan feladatot, ami gyakran ismétlődik, sok időt visz el, és alacsonyabb kockázatú.

A legjobb kezdőterületek általában ezek:

Ügyféllevelek első vázlata
Hiányzó dokumentumok bekérése, emlékeztetők, egyszerű tájékoztatók.

Zárási checklisták
Belső használatra jól strukturált ellenőrzőlisták készítése.

Közérthető ügyféltájékoztatók
Bonyolult szakmai információ egyszerűbb, ügyfélbarát megfogalmazása.

Meeting-jegyzetek strukturálása
Döntések, nyitott kérdések, következő lépések kiemelése.

Riportok első áttekintése
Eltérések, kockázati pontok, egyeztetendő kérdések listázása.

A CPA.com anyagai is azt javasolják, hogy a cégek inkább jól körülhatárolt, mérhető, kisebb pilotokkal kezdjenek, ne mindent akarjanak egyszerre AI-val megoldani.

Promptok, amiket már most kipróbálhatsz

Az AI eredményessége nagyban múlik azon, hogyan kérsz tőle. Általában jobb választ kapsz, ha megadod neki a szerepet, a célt, a célcsoportot, a kívánt hangnemet és a formátumot is.

1. Hiányzó dokumentumok bekérő levele

Te egy könyvelőiroda kommunikációs asszisztense vagy.
Írj udvarias, profi hangvételű e-mailt egy ügyfélnek arról, hogy a 2025-ös üzleti év zárásához még hiányzik a bankszámlakivonat, 4 bejövő számla és az év végi vevői egyeztetés.
A levél legyen rövid, együttműködő hangvételű, közérthető, és tartalmazza, hogy a zárási folyamat lezárásához ezek beérkezése szükséges.
A végére írj egy kedves emlékeztetőt is a közelgő május 31-i határidőre.

2. Zárási checklista belső használatra

Készíts belső checklistát egy könyvelőiroda számára a 2025-ös üzleti év zárása előtti ellenőrzéshez.
A lista legyen gyakorlati és logikus sorrendű.
Tartalmazza:
- a beérkezett dokumentumok ellenőrzését,
- a banki és főkönyvi egyeztetéseket,
- a hiányzó tételek jelzését,
- az ügyféllel történő visszaellenőrzést,
- és a végső leadás előtti kontrollpontokat.
A formátum legyen pontokba szedett, belső használatra alkalmas.

3. Ügyfélbarát tájékoztató a zárási együttműködésről

Magyarázd el közérthetően egy kisvállalkozó ügyfél számára, miért fontos, hogy a 2025-ös üzleti év zárásához minden számlát, bankszámlakivonatot és releváns dokumentumot időben leadjon a könyvelőjének.
A hangnem legyen barátságos, profi, nem kioktató.
A szöveg legyen 2 rövid bekezdés, és segítse az együttműködést.

4. Meeting-jegyzetből akciólista

Az alábbi belső meeting-jegyzetből készíts strukturált összefoglalót.
A kimenet 3 részre legyen bontva:
1. fő döntések,
2. nyitott kérdések,
3. következő lépések.
A stílus legyen rövid, egyértelmű, vezetői áttekintésre alkalmas.

5. Riport első értelmezése

Az alábbi pénzügyi összefoglaló alapján készíts rövid első értelmezést egy könyvelőiroda vezetője számára.
Emeld ki:
- a legfontosabb eltéréseket,
- a lehetséges kockázati pontokat,
- és 3 kérdést, amit érdemes az ügyféllel egyeztetni.
Ne hozz végleges szakmai következtetést, csak készíts döntés-előkészítő vázlatot.

6. Szakmai anyag első összefoglalása

Az alábbi szakmai szövegből készíts rövid összefoglalót egy könyvelőiroda számára.
Válaszolj erre a 3 kérdésre:
1. mi a legfontosabb változás,
2. kit érint leginkább,
3. mire kell figyelni a gyakorlatban a zárási időszakban.
Az összefoglaló legyen közérthető, gyakorlati és tömör.

Hogyan érdemes jól elkezdeni?

A legegyszerűbb, ha nem AI-bevezetésként gondolsz rá, hanem konkrét időnyereségként. Válassz ki egy visszatérő zárási feladatot, készíts rá két-három standard promptot, és teszteld egy-két hétig. Nézd meg, mennyi időt spórol a csapatnak, mennyire kell javítani az eredményeket, és hol érdemes szabályozni a használatot.

Ha valami beválik, készítsetek belőle belső mintát vagy promptgyűjteményt. Így az AI használata nem esetleges marad, hanem fokozatosan beépül a működésbe. Ez különösen hasznos lehet a zárási időszakban, amikor minden apró gyorsítás számít.

Mitől lesz valóban hasznos?

Attól, hogy nem önmagában használod, hanem jó folyamatokhoz kapcsolod.

Ha az ügyféladatok szétszórtak, a dokumentumok késve érkeznek, a felelősségi körök nem világosak, és nincs egységes munkarend, akkor az AI sem fog csodát tenni. De ha van rendezett adatkezelés, tiszta folyamat, megfelelő kontroll és átlátható rendszerkörnyezet, akkor valóban tehermentesítheti a csapatot.

Ezért a kérdés nemcsak az, hogy “használunk-e AI-t”, hanem az is, hogy mennyire rendezett az a működés, amibe be akarjuk illeszteni. A szakmai anyagok alapján a siker kulcsa a technológia, az adatminőség, a kontroll és a munkafolyamatok együttes fejlesztése.

Záró gondolat

A 2025-ös üzleti év zárásának időszakában minden perc számít. Március végéhez közeledve még van lehetőség arra, hogy tudatosan csökkentsd a csapat terhelését a május 31-i hajrá előtt, de ehhez nem feltétlenül újabb óriásprojekt kell. Néha elég az is, ha megtalálod azt a két-három visszatérő feladatot, ahol az AI már most kézzelfogható segítséget tud adni.

A mesterséges intelligencia nem fog helyetted zárni. Viszont segíthet abban, hogy kevesebb idő menjen el az ismétlődő, szöveges, előkészítő és adminisztratív munkára. És éppen ez az a nyereség, ami a zárási időszakban a legértékesebb: több idő marad az ellenőrzésre, a szakmai döntésekre és az ügyfelek valódi támogatására.

Ahhoz, hogy az AI valóban hasznos munkatárs legyen a könyvelőirodában, kell hozzá egy olyan működési háttér is, ahol az információk átláthatók, a folyamatok követhetők, és a csapat egy rendszerben tud együtt dolgozni. Az IMA ERP éppen ebben ad támogatást, hogy a könyvelőiroda ne csak reagáljon a zárási időszak kihívásaira, hanem tudatosabban, hatékonyabban és magasabb szinten működjön. Ha szeretnéd tudni, hogyan működhetne ez akár nálatok is, jelentkezz a +36 70 620 5434-es számon egy díjmentes konzultációra.