Egy rendszer, amelyben az adatok követhetően haladnak a bizonylatoktól a vezetői döntésekig

Amikor a digitális rendszereket még manuális lépések kötik össze

Lehet, hogy a vállalkozásodban vagy a könyvelőirodádban már több digitális megoldást használtok. Külön felületen kezelitek a számlákat, másik rendszerben látjátok a banki tranzakciókat, Excel-táblákban követitek a státuszokat, majd továbbítjátok a szükséges adatokat a könyvelésnek. Az eszközök elvégzik a saját feladatukat, a közöttük lévő adatmozgás mégis gyakran a kollégákra marad.

Ilyenkor ugyanaz az információ több helyen is „él”. Egy számla megérkezik e-mailben, bekerül egy számlázási vagy dokumentumkezelő rendszerbe, megjelenik egy nyilvántartásban, végül a könyvelésben is rögzíteni kell. A többszörös adatkezelés időt vesz el, növeli az eltérések esélyét, és megnehezíti annak gyors megállapítását, hogy hol található az aktuális adat.

Az IMA ERP-t azért építettük integrált vállalatirányítási rendszerré, hogy az adatok előre kialakított, ellenőrizhető folyamatot kövessenek. A szakmai beállítások után az információ a megfelelő helyre kerül, a kapcsolódó területek pedig ugyanabból az adatbázisból dolgozhatnak. Ezt értjük IMA ERP ökoszisztéma alatt.

Mit jelent az IMA ERP ökoszisztéma?

Az ökoszisztéma egymással kommunikáló modulokból, felületekből és külső kapcsolatokból áll. Az IMA ERP központi szerepet tölthet be a pénzügyi és működési adatok fogadásában, feldolgozásában, továbbításában és riportálásában.

Az igazi érték a kapcsolódásokban jelenik meg. A banki adatokat összekötheted a bizonylatokkal, a számlaadatok eljuthatnak a feldolgozás megfelelő pontjára, a könyvelési információkból pedig vezetői kimutatásokat készíthetsz. Cégvezetőként, pénzügyi munkatársként vagy könyvelőként ugyanannak a folyamatnak azt a nézetét látod, amelyre a saját feladataidhoz szükséged van.

Banki tranzakcióktól a könyvelésig: rövidebb adatút

A banki egyeztetés tipikusan sok apró, ismétlődő feladatból áll. A beérkező tranzakciót azonosítani kell, hozzá kell rendelni a megfelelő bizonylathoz vagy pénzügyi tételhez, majd az ellenőrzött adatot át kell adni a könyvelésnek.

Bankmodulunkban a tranzakciókat összepárosíthatod a kapcsolódó tételekkel. Az egyeztetés után az információ továbbadható a könyvelési folyamatba, így kevesebb adatot kell újra rögzítenetek. Az ellenőrizhetőség is javul: a könyvelés olyan adatokra épülhet, amelyek már végigmentek a kialakított egyeztetési lépéseken.

Számlaadatok: kevesebb másolás, következetesebb feldolgozás

A számlázási kapcsolatok segítségével a bejövő és kimenő számlák adatai megjelenhetnek a rendszerben, majd beilleszkedhetnek a pénzügyi és könyvelési folyamatokba. Az IMA ERP-t nyitott rendszerként fejlesztjük, ezért külső szakrendszerekhez is kapcsolódhat, többek között a Számlázz.hu, a Billingo és a Cadren megoldásaihoz.

A gyakorlati eredményt a mindennapi munkában fogod érezni. Csökkenhet a kézi rögzítés mennyisége, követhetőbbé válhat a feldolgozás állapota, és kisebb eséllyel tér el egymástól a pénzügyi nyilvántartás, a bizonylati háttér és a könyvelés. Könyvelőiroda-vezetőként kevesebb adatmozgatással terhelheted a munkatársaidat, így több figyelem juthat az ellenőrzésre és a valódi szakmai feladatokra.

Vezetői riportok: az adatból döntési információ lesz

Egy integrált rendszer akkor teremt valódi vezetői értéket, amikor a benne lévő adatokból értelmezhető kép készül. Az IMA ERP-ben egyedi lekérdezéseket állíthatsz össze, az eredményeket Excel- vagy PDF-formátumban is exportálhatod. A valós idejű vezetői riportok és a Power BI-kapcsolat további lehetőséget adnak az adatok áttekintésére.

Vezetőként így a lezárt időszakok mellett a naprakész pénzügyi és működési információkat is láthatod. Könnyebbé válhat a likviditás követése, a kintlévőségek kezelése, az erőforrások tervezése és a gyorsabb döntéshozatal. Könyvelőiroda-vezetőként pedig új szolgáltatási lehetőséget építhetsz erre: az adatrögzítésen és bevallásokon túl olyan kimutatásokat adhatsz ügyfeleidnek, amelyek a vállalkozásuk irányítását segítik.

Webes felületek, webshopok és mobil elérés

Az egységes adatbázist többféle felületről is elérheted. A WebOffice, webes megoldásaink és mobilalkalmazásunk lehetővé teszik, hogy a jogosult felhasználók az irodából, otthonról vagy útközben is ugyanazokhoz a naprakész információkhoz kapcsolódjanak.

A kereskedelmi folyamataidat is bekapcsolhatod az ökoszisztémába. WooCommerce-, Shoprenter- és UNAS-kapcsolatokkal a webshop működése összeköthető a készletkezelési, pénzügyi és vállalatirányítási háttérrel. Ez különösen akkor válik fontossá, amikor a rendelésszám növekedése mellett a manuális adatmozgatás már lassítja a kiszolgálást és a pénzügyi feldolgozást.

API-k: a háttérben működő összekötő réteg

Az API-k és adatfeldolgozó kapcsolatok biztosítják a strukturált adatáramlást az IMA ERP és más rendszerek között. Segítségükkel külső forrásból fogadhatsz adatokat, a szükséges információkat pedig továbbíthatod más megoldások felé.

Az automatizmusok megbízhatósága a kialakítás minőségén múlik. A pénzügyi, könyvelési és informatikai szakemberekkel közösen meghatározott beállítások rögzítik, milyen adat honnan érkezzen, milyen ellenőrzésen menjen keresztül, és melyik folyamatban használható fel. Ezért az integrációt technológiai és szakmai feladatként kezeljük.

Mit nyerhet vele egy könyvelőiroda?

Könyvelőiroda-vezetőként valószínűleg ismerős, amikor a kollégák több csatornából gyűjtik össze az anyagokat, külön listákban vezetik a hiányokat, és manuálisan tartják naprakészen az ügyfelek státuszát. Egy összekapcsolt környezettel lerövidítheted ezeket az adatutakat, és átláthatóbbá teheted a feladatok állapotát.

A változást a napi munkában fogjátok megtapasztalni. Mérséklődhet az ismétlődő adatbevitel, gyorsabbá válhat a banki és számlaadatok feldolgozása, egységesebb lehet az ügyfelek kiszolgálása. Irodavezetőként pontosabb képet kaphatsz a működésről, miközben a munkatársaid ellenőrzött folyamatok mentén dolgoznak.

A könyvelői szolgáltatásodat is továbbfejlesztheted. A naprakész pénzügyi nyilvántartás, a kintlévőségkezelés és az egyedi kimutatások közelebb vihetnek a vezetői döntéstámogatáshoz. Ügyfeleid olyan információkat kaphatnak tőled, amelyeket a saját vállalkozásuk működésében közvetlenül hasznosíthatnak.

Milyen változást hozhat a cégvezető számára?

Cégvezetőként kevesebb különálló jelentést és táblázatot kell összeraknod ahhoz, hogy képet kapj a vállalkozásod helyzetéről. A pénzügyi, készlet- és működési adatok kapcsolódása gyorsabb áttekintést adhat, a vezetői riportok pedig segíthetnek felismerni az eltéréseket és a beavatkozást igénylő területeket.

A közös adatbázis a pénzügyi terület és a könyvelés együttműködését is egyszerűsítheti. Kevesebb idő mehet el annak tisztázására, melyik adat a legfrissebb, hol található egy bizonylat, vagy megtörtént-e már egy tétel feldolgozása. Így a döntéseidet megbízhatóbb információkra alapozhatod.

Az ökoszisztéma ereje az összhangban rejlik

Az IMA ERP ökoszisztémájával olyan működési környezetet alakíthatsz ki, ahol a vállalati és könyvelési folyamatok ugyanahhoz az adatbázishoz kapcsolódnak. A banki tranzakciók, a számlák, a pénzügyi nyilvántartások, a webshopadatok és a vezetői riportok egymásra épülő folyamat részeivé válhatnak.

A valódi eredmény abból születik, hogy az információ a megfelelő helyen, a megfelelő időben és ellenőrzött formában áll rendelkezésre. Csökkenhet az adminisztráció, mérséklődhet a hibalehetőség, a könyvelés és a vállalatvezetés pedig közös, naprakész adatok alapján dolgozhat.